利用Word高效创建电子文档

NCRE第2章利用Word高效创建电子文档2课程简介Microsoft公司推出的Word应用程序凭借其友好的界面、方便的操作、完善的功能和易学易用等诸多优点已成为众多用户进行文档创建的主流软件。在OfficeWord2010中，提供了功能更为全面的文本和图形编辑工具，并同时采用了以结果为导向的全新用户界面，以此来帮助用户创建、共享更具专业水准的文档。全新的工具可以节省大量格式化文档所消耗的时间，从而使用户能够将更多的精力投入到内容的创建工作上。3第2章利用Word高效创建电子文档2.1以人物为导向的应用界面2.2创建并编辑文档2.3美化文档外观2.4长文档的编辑与管理2.5文档的修订与共享2.6使用邮件合并技术批量处理文档42.1以任务为导向的应用界面传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。2.1.1功能区与选项卡功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排列方式上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升应用程序的可操作性。52.1以任务为导向的应用界面例如，在MicrosoftWord2010功能区中拥有“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”和“审阅”等编辑文档的选项卡（如图2.1所示）。图2.1Word2010中的功能区同样，在MicrosoftExcel2010功能区中也拥有一组类似的选项卡（如图2.2所示）。图2.2Excel2010中的功能区62.1以任务为导向的应用界面这些选项卡可引导用户开展各种工作，简化对应用程序中多种功能的使用方式，并会直接根据用户正在执行的任务来显示相关命令。功能区显示的内容并不是一成不变的，Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。在当功能区较窄时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则某些命令分组就会只显示图标。72.1以任务为导向的应用界面有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会在功能区中显示出来，以供用户使用。例如，在Excel2010中，用于编辑图表的命令只有当工作表中存在图表并且用户选中该图表时才会显示出来，如图2.3所示。2.1.2上下文选项卡图2.3上下文选项卡仅在需要时显示出来82.1以任务为导向的应用界面当用户将鼠标指针移动到相关的选项后，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。2.1.3实时预览例如，当用户希望在Word文档中更改表格样式时，只需将鼠标在各个表格样式集选项上滑过，即可实时预览到该样式集对当前表格的影响，如图2.4所示。图2.4实时预览功能92.1以任务为导向的应用界面MicrosoftOffice2010提供了比以往版本显示面积更大、容纳信息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息。2.1.4增强的屏幕提示当将鼠标指针移至某个命令时，就会弹出相应的屏幕提示（如图2.5所示）。如果用户想获得更加详细的信息，可以利用该功能所提供的相关辅助信息的链接，直接从当前命令对其进行访问。图2.5增强的屏幕提示102.1以任务为导向的应用界面有些命令使用的相当频繁，例如保存、撤销等命令。此时就希望无论目前处于哪个选项卡下，用户都能够方便地执行这些命令，这就是快速访问工具栏存在的意义。快速访问工具栏位于Office2010各应用程序标题栏的左侧，默认状态只包含了保存、撤销等三个基本的常用命令，用户可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。2.1.5快速访问工具栏112.1以任务为导向的应用界面例如，如果用户经常需要将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，则可以在Word2010快速访问工具栏中添加所需的命令，操作步骤如下：（1）单击Word2010快速访问工具栏右侧的小三角符号，在弹出的菜单中包含了一些常用命令，如果希望添加的命令恰好位于其中，选择相应的命令即可；否则选择【其他命令】选项，如图2.6所示。图2.6自定义快速访问工具栏122.1以任务为导向的应用界面（2）打开“Word选项”对话框，并自动定位在“快速访问工具栏”选项组中。在左侧的命令列表中选择所需要的命令，并单击【添加】按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”命令列表中，如图2.7所示。设置完成后单击【确定】按钮。此时，即可在Word应用程序的快速访问工具栏中出现所选择的命令。图2.7选择出现在快速访问工具栏中的命令132.1以任务为导向的应用界面Office后台视图是用于对文档或应用程序执行操作的命令集。在Office2010应用程序中单击“文件”选项卡，即可查看Office后台视图。在后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据，例如创建、保存和发送文档；检查文档中是否包含隐藏的元数据或个人信息；文档安全控制选项等等，如图2.8所示。2.1.6后台视图图2.8Office后台视图142.1以任务为导向的应用界面Office2010根据多数用户的操作习惯来确定功能区中选项卡以及命令的分布，然而这可能依然不能满足各种不同的使用需求。因此，用户可以根据自己的使用习惯自定义Office2010应用程序的功能区，操作步骤如下：2.1.7自定义Office功能区（1）在功能区空白处单击鼠标右键，执行【自定义功能区】命令。（2）打开“Word选项”对话框，并自动定位在“自定义功能区”选项组中。此时用户可以在该对话框右侧区域中单击【新建选项卡】或【新建组】按钮，创建所需要的选项卡或命令组，并将相关的命令添加其中即可，如图2.9所示。设置完成后单击【确定】按钮。152.1以任务为导向的应用界面图2.9自定义功能区2.2创建并编辑文档1、创建空白的新文档162.2.1使用模板快捷创建文档如果创建一个空白的Word文档，其操作步骤如下：（1）单击Windows任务栏中的【开始】按钮，执行【所有程序】命令。（2）在展开的程序列表中，执行【MicrosoftOffice】｜【MicrosoftOfficeWord2010】命令，启动Word2010应用程序。（3）此时，系统会自动创建一个基于Normal模板的空白文档，用户可以直接在该文档中输入并编辑内容。172.2创建并编辑文档如果用户先前已经启动了Word2010应用程序，在编辑文档的过程中，还需要创建一个新的空白文档，则可以通过“文件”选项卡的后台视图来实现，其操作步骤如下：（1）在Word2010程序中单击“文件”选项卡，在打开的后台视图中执行【新建】命令。（2）在“可用模板”选项区中选择“空白文档”选项，如图2.10所示。图2.10创建空白文档182.2创建并编辑文档2、利用模板创建新文档使用模板可以快速创建出外观精美、格式专业的文档，Word2010提供了多种模板，用户可以根据具体的应用需要选用不同的模板。Office2010已将MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了应用程序中，以使用户可以在新建文档时快速浏览并选择适用的模板使用。192.2创建并编辑文档利用模板创建新文档的操作步骤如下：（1）在Word2010程序中单击“文件”选项卡，在打开的后台视图中执行【新建】命令。图2.11通过已安装的模板创建新文档（2）在“可用模板”选项区中选择“样本模板”选项即可打开在计算机中已经安装的Word模板类型，选择需要的模板后，在窗口右侧将显示利用本模板创建的文档外观，如图2.11所示。202.2创建并编辑文档（3）单击【创建】按钮，即可快速创建出一个带有格式和内容的文档。如果本机上已安装的模板不能满足用户工作的需要，还可以到微软网站的模板库中挑选所需的模板。如果用户的计算机已经连接到了因特网上，则在打开“新建”文档的后台视图时，即可浏览并搜索OfficeOnline上的模板类型，如图2.12所示。图2.12搜索Office.com上的模板212.2创建并编辑文档浏览到需要的文档模板后，选中该模板，在后台视图的右侧将出现本文档的预览效果，如图2.13所示。用户可以单击【下载】按钮将其下载到本地计算机，并利用该模板创建一个新的文档。图2.13下载文档模板并创建新文档222.2创建并编辑文档2.2.2输入文本创建了新文档后，在文本编辑区域中将会出现一个闪烁的光标，它表明了目前文档的输入位置，用户可由此开始输入文档内容。只要安装了语言支持的功能，就可以在文档中输入各种语言的文本。在Word程序中输入文本时，不同内容的文本输入方法会有所不同，而针对普通文本（例如汉字、英文、阿拉伯数字等）通过键盘就可以直接输入。（2）输入文本之前，先将鼠标指针移至文本插入点，单击一下，这时光标就会在插入点闪烁，用户即可开始输入。（提示：按键盘上的【Shift】键可以在“微软拼音”输入法的中文状态和英文状态之间进行切换。）（3）当输入的文本到达文档编辑区边界，而本段输入又未结束时，Word2010将自动换行。若要另起一段，只需按键盘上的【Enter】键，这时会显示出一个“”符号，称为硬回车符，又称段落标记，它能够使文本强制换行而开始一个新的段落。232.2创建并编辑文档在安装了MicrosoftOffice2010后，“微软拼音”输入法将会被自动安装，用户可以使用“微软拼音”输入法完成文档中的文本输入操作，操作步骤如下：（1）单击Windows任务栏中的“输入法指示器”，在弹出的快捷菜单中执行【微软拼音-新体验2010】命令，此时输入法处于中文输入状态，如图2.14所示。图2.14微软拼音输入法2.2创建并编辑文档1、拖动鼠标选择文本242.2.3选择并编辑文本这种方法是最常用，也是最基本、最灵活的方法。用户只需将鼠标指针停留在所要选定的内容的开始部分，然后按住鼠标左键拖动鼠标，直到所要选定部分的结尾处，即所有需要选定的内容都已成高亮状态，松开鼠标即可，如图2.15所示。提示：选择文本时，可以显示或隐藏一个方便、微型、半透明的工具栏，它被称为浮动工具栏。将指针悬停在浮动工具栏上时，该工具栏即会变清晰。它可以帮助用户迅速地使用字体、字形、字号、对齐方式、文本颜色、缩进级别和项目符号等功能，如图2.16所示。图2.15拖动鼠标选定文本图2.16浮动工具栏252.2创建并编辑文档2、选择一行将鼠标指针移动到该行的左侧，当鼠标指针变为一个指向右边的箭头时，单击鼠标左键，即可选中这一行，如图2.17所示。图2.17选择一行262.2创建并编辑文档3、选择一个段落将鼠标指针移动到该段落的左侧，当鼠标指针变成一个指向右边的箭头时，双击鼠标左键即可选定该段落，如图2.18所示。另外，还可以将鼠标指针放置在该段中的任意位置，然后连续单击3次鼠标左键，同样也可选定该段落。图2.18选择一个段落272.2创建并编辑文档4、选择不相邻的多段文本按照上述任意方法选择一段文本后，按住键盘上的【Ctrl】键，再选择另外一处或多处文本，即可将不相邻的多段文本同时选中，如图2.19所示。图2.19选择不相邻的多段文本282.2创建并编辑文档5、选择垂直文本用户还可以选择一块垂直的文本（表格单元格中的内容除外）。首先，按住键盘上的【Alt】键，将鼠标指针移动到要选择文本的开始字符，按下鼠标左键，然后拖动鼠标，直到要选择文本的结尾处，松开鼠标和【Alt】键。此时，一块垂直文本就被选中了，如图2.20所示。图2.20选择垂直文本292.2创建并编辑文档6、选择整篇文档将鼠标指针移动到文档正文的左侧，当鼠标指针变成一个指向右边的箭头时，连续单击3次鼠标左键，即可选定整篇文档，如图2.21所示。提示：在“开始”选项卡的“编辑”选项组中，单击【选择】按钮，在弹出的下拉列表中执行【全选】命令（如图2.22所示），也可以选择整篇文档。图2.22通过执行命令选择整篇文档图2.21选择整篇文档302.2创建并编辑文档以上主要介绍了6种利用鼠标（或与键盘按键结合）选择文本的方法，还有一些其他选择文本的方法，简要介绍如