长沙市业主大会成立和召开工作指导程序

长沙市业主大会成立和召开工作指导程序为规范我市业主大会成立和召开程序，维护业主权益，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》和《长沙市人民政府办公厅关于转发〈业主大会和业主委员会指导规则〉的通知》，结合我市实际，现就业主大会成立和召开程序规定如下：一、业主大会和业主委员会成立程序（一）成立条件物业管理区域内，已交付的专有部分面积超过建筑物总面积50%。划分为一个物业管理区域的分期开发的建设项目，先期开发部分符合条件的，可以成立业主大会，选举产生业主委员会；首次业主大会会议应当根据分期开发的物业面积和进度等因素，在业主大会议事规则中明确增补业主委员会委员的办法。（二）提出申请由建设单位或业主（经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主联名）向物业所在地的街道办事处（乡、镇）提出申请。建设单位应当及时报送筹备首次业主大会会议所需的文件资料。符合成立业主大会条件的，街道办事处（乡、镇）应当认真审核，在收到业主提出筹备业主大会书面申请后60日内，负责组织、指导成立首次业主大会会议筹备组。（三）产生筹备组筹备组由业主代表、建设单位代表、街道办事处（乡、镇）代表和居民委员会代表组成，其成员为7人至11人，其中业主代表应当不少于50%。筹备组组长由街道办事处（乡、镇）代表担任，业主代表由街道办事处（乡、镇）或居民委员会组织业主推荐，街道办事处（乡、镇）应当对业主代表的身份进行核实。公示筹备组成员名单。筹备组成员名单由街道办事处（乡、镇）在物业管理区域内进行公示15日。业主对筹备组成员名单有异议的，应当在公示期内以书面形式实名向街道办事处（乡、镇）提出，由街道办事处（乡、镇）协调解决。（四）召开筹备组会议筹备组会议由筹备组组长召集，街道办事处（乡、镇）和区、县（市）房产局负责业务指导。筹备组应当做好以下工作：1、确认并公示业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积；2、确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；3、草拟管理规约、业主大会议事规则；4、依法确定首次业主大会会议表决规则；5、制定业主委员会委员候选人产生办法，确定业主委员会委员候选人名单；6、制定业主委员会选举办法；7、完成召开首次业主大会会议的其他准备工作。街道办事处（乡、镇）和区、县（市）房产局对前款内容把关审核后，筹备组应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告并征求业主意见。业主对公告内容有异议的，筹备组应当记录并作出答复。筹备组应当自组成之日起90日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。（五）产生业主委员会候选人业主委员会委员为5人至11人，业主委员会委员候选人为9人至15人。业主委员会委员选举可采用差额选举方式。业主委员会委员候选人通过业主联名推荐（20人以上）或业主自荐等方式产生。符合资格的被推荐人超过规定候选人人数的，由筹备组组织被推荐人进行投票确定人选。筹备组中的业主成员被提名为候选人的，其在筹备组中的工作自行终止；由此造成筹备组工作人员缺额需要补充的，由筹备组从推选结果中依次递补。街道办事处（乡、镇）应当对业主委员会候选人进行资格审查。业主委员会候选人产生后，应当在首届业主大会召开前15日将候选人名单在物业管理区域显著位置公示。（六）召开首届业主大会业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。凡需投票表决的，表决意见应由业主本人签名。业主大会会议采用集体讨论形式的，按照下列程序进行：（1）筹备组组织会议签到并核实到会业主身份，发放选票（表决票）；（2）表决《管理规约》、《业主大会议事规则》等；（3）选举业主委员会委员；（4）回收选票；（5）现场公开计票；（6）现场公布业主大会会议结果；（7）物业区域公告业主大会会议结果。业主大会会议采用书面征求意见形式的，按照下列程序进行：（1）发放选票（表决票）。采用书面征求意见形式的，应当将征求意见书送交每一位业主；无法送达的，应当在物业管理区域显著位置公告。（2）组织投票。投票采用“流动投票”及“固定投票”相结合的方式进行；投票时间不得超过10天，具体时间由筹备组会议决定。（3）组织计票。投票结束后，由业主大会筹备组组成监票组、计票组，进行现场验票、计票；计票结束后，计票及监票人应当立即对计票结果签名确认。必要时可邀请公证机构现场公证。（4）公告业主大会会议结果。业主大会筹备组应当以书面形式将业主大会会议结果在物业管理区域内公告，公告时间不得少于7日。业主委员会委员实行任期制，每届任期不超过5年，可连选连任，业主委员会委员具有同等表决权。业主委员会应当自选举之日起7日内召开首次会议，推选业主委员会主任和副主任。（七）业主委员会备案业主委员会应当自选举产生之日起30日内，持下列文件向物业所在地的区、县（市）房产局和街道办事处（乡、镇）办理备案手续：1、业主委员会备案申请表；2、业主大会成立和业主委员会选举的资料（1）业主大会成立申请书；（2）业主投票权人数和专有部分面积汇总表；（3）业主委员会候选人投票结果汇总表；（4）业主大会表决事项结果汇总表；（5）业主委员会委员业主证明文件复印件及身份证复印件（须提交原件核实）；3、管理规约【加盖街道办事处（乡、镇）公章】；4、业主大会议事规则【加盖街道办事处（乡、镇）公章】；5、业主大会决定的其他重大事项。业主委员会办理备案手续后，可持备案通知向公安机关申请刻制业主大会印章和业主委员会印章。业主委员会任期内，备案内容发生变更的，业主委员会应当自变更之日起30日内将变更内容书面报告备案部门。二、业主委员会换届程序（一）业主委员会任期届满前三个月，应当会同街道办事处（乡、镇）组织召开业主大会进行换届选举，其程序应参照首届业主大会和业主委员成立程序。（二）业主委员会任期内，委员出现空缺时，应当及时补足。业主委员会委员候补办法由业主大会决定或者在业主大会议事规则中规定。业主委员会委员人数不足总数的二分之一时，应当召开业主大会临时会议，重新选举业主委员会。三、解聘和选聘（续聘）物业服务企业程序（一）基本条件物业管理区域全部交付使用；选聘和解聘（续聘）物业服务企业，业主委员会应当召集业主大会会议，经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主表决同意。（二）组织主体业主委员会会议提议或者经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主提议。（三）听取意见1、业主委员会应当于会议召开7日前，在物业管理区域内公告业主委员会会议的内容和议程，听取业主的意见和建议；并告知居民委员会，听取居民委员会的建议。2、对解聘原物业服务企业的，应组织征求业主意见，经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主同意后再召开业主大会。（四）召开业主委员会会议1、根据业主意见情况，对是否召开业主大会选聘和解聘（续聘）物业服务企业进行表决；2、确定选聘和解聘（续聘）物业服务企业方案；3、将业主委员会决定【选聘和解聘（续聘）物业服务企业方案、业主大会召开时间等内容】在物业管理区域内公告。三、业主大会开会要求和表决方式业主大会开会要提前15天以上通知全体业主，并告知相关的居委会。业主大会不一定要采用开会形式进行，业主大会做出一般决定，经全体业主所持投票权1／4以上即可通过。业主大会做出制定和修改业主公约、业主大会议事规则，选聘和解聘物业管理企业，专项维修资金使用和续筹方案的决定，经物业管理区域内全体业主所持投票权2／3以上通过。条例没有规定成立业主大会要经物业管理区域内全体业主所持投票权2／3以上通过，也没有要求一定要用“赞成票”的方式通过决议，因此成立业主大会和选举业主委员会不是特别难，目前能从事前段时间的楼长报名已有21户，还请大家积极报名未选出单元联络员的业主报名。我会列一份明细，凭反对票统计不是难事，这点希望业主注意，当然主要看初步如何去操作的问题。四、业主委员会备案按新物业管理办法规定，业主委员会成立不用再四方区人民政府房地产行政主管部门批准，成立之后在30日内向四方区办备案即可。备案制和审批制的最大区别在于备案制下成立业主委员会，只要成立程序不违反法律限制即可备案，成立业主委员会的行为由业主负责；审批制下成立业主委员会要符合四方区人民政府房地产行政主管部门的要求，四方区人民政府房地产行政主管部门要对业主委员会的成立负行政管理责任。这些都不是本小区业委会成立难的事情。下面是组建业委会的如下八个步骤：第一步，成立业主委员会的业主首先应该互相建立联系，然后联系本小区十分之一以上的业主签名，发起成立业主大会的倡议，同时发信邀请四方区办指导长沙小区成立业主大会，就目前来看能联络的20位单元联络员就可以实现，请当初供暖统计的联络员下载下面成立业委会的倡议，负责本单元的签名事项，与2009年9月13日前完成。希望大家尽快抓紧时间。第二步，组建成立业主大会的筹备组，筹备组成员可以由业主自荐，也可由业主推荐。最好的方法是张榜通告（物业门口宣传栏，单元门处），请业主在一定时间内自愿报名参与筹备工作，上次筹备组已有7人报名，并以召开了一次会议，决定以单元为联络员，评选出18位楼长。第三步，筹备组开始工作，起草业主委员会章程，（目前《业主公约》《业主委员会章程》已有大致草稿，上周没有联系到河西街道办，主要是看该办是否有统一的公约和章程，如果没有，公布章程，大家讨论），另外还有一项是决定业主大会成立的时间和业主委员会的组成人数，成立时间不能再拖，10月1日前就该成立，组成人数考虑到大家的工作，9人即可（必须是单数），汇集愿意担任业主委员会工作的业主名单和参选业主的资料，并在业主大会成立十五天前通知全体业主和告知相关居委会，根据长沙路27号管辖范围，暂属于河西一居委会，这个还需与街道办确认。开会成立的可邀请区办和相关居委会的代表参加。第四步，将草拟的业主委员会章程、所有参选业主委员会的业主资料、选票(最好用统计反对意见的方法)、要求反馈意见的时间和成立业主大会的时间书面发给每个业主，群或者论坛业主能自己下载并打印签名即可，并同时请联络没有上网的业主签收收条，汇集到一处。第五步，成立业主大会时，筹备组公开在小区所有业主有权参与监督的情况下进行验票工作，统计收回的收条和反馈意见。如果收条超过业主所持投票权1／2以上，反馈意见中的反对意见少于1／2，则业主大会成立，业主委员会章程通过。在业主委员会组成人数范围内，得到反对票少的业主即可担任业主委员会委员，如有单元没有报名，可忽略不计。第六步，业主委员会召开第一次会议，选举业主委员会主任、副主任，并可以开展工作。第七步，将业主大会成立简要过程、业主委员会主任和委员名单、业主委员会章程报送四方区办备案，并请接收人签收，要注明接收文件的时间。第八步，备案十天后仍没有收到四方区办的备案意见，可要求他们尽快发出。以上八个步骤，简单易行，主要是大家不明白这里的流程，这样一目了然，少走弯路。