第3章办公自动化――文档处理.ppt

第3章办公自动化——文档处理概述文档的建立和编辑文档格式的编排表格和图表制作打印和打印预览编辑艺术字和数学公式用Word写论文和编写书稿文档处理的一般讨论3.1MicrosoftOffice概述•MicrosoftOffice由一组工作在一起的应用程序组成，这组应用程序是由Microsoft公司开发的，它们不但以相似的方法完成工作，而且可以方便地访问各个应用程序之间的共享数据。Office设计得可以使你成果多且失误少。•利用MicrosoftOffice你可以建立业务文档以满足任何实际需要、处理复杂的金融分析以及生成专业演示文稿等。3.1.1Office的组成Word——广为流行的一种字处理软件，它提供了丰富和功能及大量的工具，从而使得复杂的编辑排版工作简单化。Excel——这是一个功能强大但使用简单的电子表格软件。除了提供了强大的电子表格功能外，Excel还提供了强大的图表和图形制作工具，并且可以容易地调用以其它流行的电子表格格式保存的电子表格，例如Lotus1-2-3电子表格。3.1.1Office的组成(续1)PowerPoint——这是一个演示文稿图形程序，它可以为会议提供幻灯片、为演示文稿提供动画特技效果等。PowerPoint操作简单，工具易用，建立的演示文稿能充分反映作者的意图。Access——它由MicrosoftOffice的专业版提供，是一个具有免编程功能的关系式数据库新产品，功能强大，操作简单。3.1.1Office的组成(续2)Outlook——它是一个桌面信息管理系统，它可以被用来管理约会、会议、任务、联系人和重要事件，还可以收发E-mail和管理信件。Outlook包含：–收件箱（Inbox）–发件箱(Outbox)–日历(Calendar)–任务列表(TaskList)–日记(Journal)–便笺页(NotesPage)。–联系人管理器（ContactManager）3.1.2Word概述•Word2003是运行于Windows2000或WindowsXP上的32位文字处理软件，也是办公自动化套装软件MicrosoftOffice2000的一个重要组成部分，与Excel2003（电子表格软件）和PowerPoint2003（幻灯演示软件）并列为当今最有影响的三种办公软件。•Word在以前版本的基础上又增强了图形的处理及在Internet下共享资源的功能，本章主要介绍Word2003的基本应用。3.1.2Word概述(续1)•主要功能–编辑功能——集文本、图形与表格编辑于一体;–排版功能——分段、分页、“图文混排”、“页面设置”（设定页码、页眉、页脚等）及“分栏”等;–剪贴功能——可从其他Windows应用程序（如Excel、PowerPoint、画图）中复制图形或图表;–打印功能——可全打、选打、打一份或多份。若选择了“后台”打印，还可在打印文档的同时，在“前台”继续使用Word编辑、排版其他文档。3.1.2Word概述(续2)(1)操作直观(2)所见即所得(3)图文混排(4)创建表格(5)数学公式(6)艺术字(7)制作图表(8)宏(9)Office助手主要特点3.2使用Word写信下面是本章的第一个例子(见P80)，用Word写一封信，信的内容如下：尊敬的张老师：您好！首先衷心感谢老师对我的亲切教诲，才使得我能够踏入大学深造。现把开学以来的情况，向您汇报。开学已经一个多月了，我已经基本适应了大学生活节奏。这一学期开设了多门课程，其中有“计算机应用基础”！但不是先学计算机编程，是学习计算机基本知识和办公自动化软件。现在这封信就是我用计算机给您写的！……顺祝老师身体健康，万事如意！此致敬礼张三1998年10月10日3.2.1Word环境3.2.1.1启动Word启动Word有四种方式：–使用Windows桌面上的Office快捷工具栏–使用开始菜单开始程序MicrosoftWord–使用新建Office文档菜单项开始程序新建Office文档–使用打开Office文档菜单项开始程序打开Office文档3.2.1Word环境3.2.1.1启动Word3.2.1.2标题栏3.2.1.3按钮区3.2.1.4菜单栏3.2.1.5工具栏3.2.1.6标尺3.2.1.7工作区域3.2.1.8滚动条3.2.1.9状态栏中文Word界面(文本窗口最大化)Word工具栏3.2.2编辑信件内容1.建立文档2.输入文本的环境3.输入文本4.编辑文本3.2.2编辑信件内容输入文本的环境(1)插入点——闪动的竖线、段落标记(2)文本选取区——利用鼠标做整行或段落选取(3)插入/改写状态——默认“插入”，双击切换为“改写”3.2.3保存信件内容1．三种常用的保存方法单击“常用工具栏”中的“保存”图标“文件”“保存”Ctrl+S（快捷键）2．另存为“文件”“另存为”F12（快捷键）3.文档保存特性的设置“另存为”“选项”“工具”“选项”“保存3.2.3保存信件内容4.设置文件属性信息单击“文件”“属性”5.退出Word退出Word的三种方法：单击“文件”“退出”菜单项单击窗口右上角的“关闭”按钮通过系统控制菜单，选择“关闭”（或按Alt+F4）W3.2.4修改信件内容一、打开文档单击“常用工具栏”中的“打开”图标“文件”“打开”Ctrl+O（快捷键）双击桌面上的快捷方式—————————————————注：打开Word文档时，“预览方式”有助于选择所需的文档。用“预览”方式打开文件3.2.4修改信件内容二、查找文档通过“打开”文档对话框•在打开对话框中直接输入查找条件•通过“打开”“高级…”打开“高级查询”借助于“Windows资源管理器”•“工具”“查找”“文件或文件夹...”3.2.4修改信件内容三、移动插入点通过鼠标移动和按光标控制键借助于“编辑”菜单•“编辑”“查找...”•“编辑”“定位…”四、文本查找和替换“编辑”“查找...”“编辑”“替换...”3.2.4修改信件内容五、文本块处理选定文本（或图形、表格等）鼠标键盘撤消剪切(T)Ctrl+X复制(C)Ctrl+C粘贴(P)Ctrl+V选择性粘贴(S)…粘贴为超级链(H)3.2.5多文档操作一、多文档窗口三种窗口拆分方法：•使用“拆分框”•“窗口(W)”菜单“拆分(S)”命令•“窗口(W)”菜单“新建窗口(N)”3.2.5多文档操作二、插入和链接插入–菜单项“插入(I)”“文件(L)…”链接–链接——对象并没有真正放进目标文档，只是在目标文档中记录了对象的原始位置，需要时再从原始位置取出对象。粘贴链接–粘贴链接的二个条件：必须是复制到剪贴板上的对象，不能剪切到剪贴板上的对象；剪贴板上的源文件必须已经保存在磁盘中。3.2.6格式信件的制作一、向导和模板简介向导是Windows应用程序中一种起帮助作用的辅助工具–向导——提出问题，然后使用您的回答自动安排并给文档设置格式的功能。模板是一类预先制作的文档，是创建新文档的基准。–模板——提供构造最终文档的基本工具的一类特殊的文档。3.2.6格式信件的制作在模板中可包含以下元素：•在同一类型的所有文档中都相同的文字或格式设置，如在备忘录中或报告中•样式•“自动图文集”词条•宏•菜单和按键分配•工具栏3.2.6格式信件的制作二、向导的使用利用向导写一封介绍信，步骤如下：选择模板或向导–“文件”“新建…”“中文报告”，并选择“文档”启动“实用文体向导”，按向导提示操作选择实用文体类型，点击“介绍信”输入文体头输入文体的具体内容检查整个流程，单击“完成”3.2.6格式信件的制作三、模板的使用利用模板，建立个人简历，步骤如下：选择模板或向导–“文件”“新建…”“其他中文文档”，并选择“文档”选择“典雅型简历”模板和向导的图标不同点击提示处，输入相关内容保存简历3.2.6格式信件的制作四、创建模板创建模板的方法有三种：修改已有的模板建立一个新模板“文件”“打开…”，文件类型选择“文档类型（.dot）”利用已有的文档创建新模式板.doc.dot新建一个文档模板“文件”“新建...”，文件类型选择“文档类型（.dot）”作业复习：第3章1、2节预习：3.3,3.4节习题：实验3.1