中国农业大学公文处理实施细则

中国农业大学公文处理实施细则（征求意见稿）第—章总则第一条为进一步规范公文处理工作程序，加强公文审核和协调，使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文质量和效率，根据中华人民共和国国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，以及经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》，结合我校的实际，制定本实施细则。第二条公文是党政机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文办理通常指收文办理和发文办理。发文类型主要有上行文、下行文和平行文（包括函件）等；收文类型主要有上级部门文件、学校下发文件和业务主管部门文件（包括函件）等。第五条公文处理应当严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第二章公文处理工作的管理体制和运行机制第六条由校领导组成公文处理工作领导小组，负责对全校公文处理工作的领导、审核、签发和阅批。第七条学校办公室是公文处理的综合管理机构，负责学校党政机关公文的正常运转，并指导校属各单位的公文处理工作。第八条校属各单位的主要负责人负责对本单位公文处理工作的领导、检查和审核；办公室主任负责上报公文内容、格式等的修改、审核；由专(兼)职人员具体负责公文草拟。第三章行文规则第九条校属各单位向学校的上级部门或业务主管部门请示工作、报告情况等，按上行文要求办理校发文，一般只写一个主送机关，不要同时多头报送；需要同时送其他单位的，应当用抄送形式；发文字号由学校办公室统一编制。不得越级向上级部门请示和报告工作。第十条涉及对学校重要事项或者重大行动做出安排，任免人员，奖惩有关单位和人员，发布有关规章制度、管理办法等，以学校名义办理下发文，发文字号由学校办公室统一编制。第十一条与学校平级单位，或不相隶属单位，或有业务上的主管和被主管关系的非平级单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，以学校名义正式办理函件。第十二条属于校属各单位职权范围内重要工作（非一般性日常事务）的开展，且发文有存档价值，应当由本部门自行办理平行文，但必须经主管校领导审核签发，发文格式和字号见附件1。本系统的重要行文，应当同时抄送学校办公室。部门要尽量精简公文。几个部门联合行文应当明确一个主办部门，但对有关问题未经协商一致，不得擅自行文；否则，学校将责令纠正或撤销。第十三条学校办公室发文（学校办通字）仅限于转发上级机关重要公文，以及以学校名义发布的事项、布告、通知等，如放假、献血等涉及全校的临时性工作部署；一般会议通知不正式行文。第十四条向学校领导报送的“请示”、“报告”等按校内呈批文件处理。以校属各单位名义报送的呈批文件，上报前必须加盖单位公章，呈批格式和字号见附件2。除学校领导直接交办的事项外，不得将呈请校领导阅批的文件直接送达领导个人，或报送多位校领导，须首先交学校办公室文书科登记编号后按照收文程序办理。“请示”应当一文一事，“报告”不得夹带请示事项。属于学校主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送学校主管部门处理；需要请示校领导的事项，由主管部门签署意见后，报校领导阅批。第四章公文种类第十五条校内常用的公文种类主要有：(一)决定适用于对学校重要事项或者重大行动、人事变动等作出安排，以及奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。(二)通告适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。(三)通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。(四)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况等。(五)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。(六)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(七)批复适用于答复下级单位的请示事项。(八)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(九)函适用于同级单位之间、不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。(十)会议纪要适用于记载、传达各种党政会议情况和议定事项。第四章公文格式第十六条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和附件等部分组成。第十七条公文中各组成部分的标识规则，参照国家质量技术监督局1999年12月27日修订并发布的《国家行政机关公文格式》执行。第十八条公文用纸采用国际标准A4型(210mmx297mm)；张贴的公文用纸大小可根据实际需要确定。第五章发文办理第十九条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等过程。以中国农业大学名义印发的公文制作流转程序主要包括：主办单位拟稿、校办登记审核、学校领导审批签发、学校办公室文书科排印样稿、校对、文印室印刷、加盖印章、拟稿单位分发等。第二十条草拟公文应当做到：(一)符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(四)拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急件”应提前一个工作日、“急件”应提前二个工作日送达学校办公室。(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。(七)应当使用国家法定计量单位。(八)文内若使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十一条草拟以中国农业大学名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写“中国农业大学发文稿纸”相关内容，连同按公文规范格式打印的文稿和电子文件一并送学校办公室，由学校办公室按程序办理。第二十二条拟制公文时，对涉及其它单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请有关校领导协调或裁定。第二十三条校属各单位拟制的以中国农业大学名义印发的公文送校领导签发前，由学校办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则和有关规定等。第二十四条以本单位名义制发的呈批件，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第二十五条公文正式下发前，文秘部门及有关人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第二十六条普发性公文通过办公自动化系统，发到校属各单位副处级以上干部及每个单位信息员；对没有连接校园网络单位，暂发纸制性公文。第六章收文办理第二十七条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十八条收到下级单位需要办理发文的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第二十九条经审核，对符合本实施细则的公文，文秘部门应当及时送办公室负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本实施细则的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第三十条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。第三十一条收到上级机关下发或交办的公文、校外单位发来的函件以及校内呈批文件，由文秘部门按照公文性质登记、填写领导阅批单或呈批件阅批单，提出拟办意见，送负责人批示后办理。第三十二条公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十四条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章公文归档第三十五条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十六条归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十七条联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)、归档，其他单位保存复制件或其它形式的公文副本。第三十八条本单位负责人兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理(立卷)、归档。第三十九条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案馆移交。第四十条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十一条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十二条校属各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。第四十三条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。公文的保密按有关规定办理。第四十六条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校档案馆。工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第四十七条公文处理中涉及电子文件的有关规定将按照上级颁布的相关法规另行制定。第四十八条本细则从发布之日起实施。第四十九条本细则由学校办公室负责解释。附件1校属各单位发文格式中国农业大学人事处文件（空一行）人事〔20××〕××号（发文字号居右，用三号仿宋体，年份用六角括号括入）（空一行）×××××××××××××××××××的通知（空一行）××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（空一行）附件：××××××××××××××二○○×年××月××日主题词：××××通知抄送：××，××中国农业大学人事处200×年×月×日印发校属各单位发文字号单位公文字号单位公文字号学校办公室学校办通字[20xx]x号图书馆图书[20xx]x号组织部组织[20xx]x号出版社出版[20xx]x号宣传部宣传[20xx]x号网络中心网络[20xx]x号统战部统战[20xx]x号档案馆档案[20xx]x号学生工作部（处）学生就业指导中心学生[20xx]x号就业[20xx]x号校庆办公室校友会校庆[20xx]x号校友[20xx]x号纪检、监察处纪检[20xx]x号监察[20xx]x号校医院医院[20xx]x号研究生院研生[20xx]x号涿州教学实验场涿州[20xx]x号教务处教务[20xx]x号上庄实验站上庄[20xx]x号科学技术处